Villkor och Guide för utlägg/avdrag hos WorkNode

1. Varför finns denna guide?

WorkNode är din arbetsgivare när du fakturerar via oss. Det innebär att vi kan betala ut vissa ersättningar som skattefria kostnadsersättningar, men bara om de uppfyller Skatteverkets regler och vi har korrekt underlag.

Den här guiden visar:

• vilka typer av utlägg som normalt kan godkännas

• vilka som normalt inte kan godkännas

• vilka beloppsgränser som gäller

• vilka underlag som krävs

2. Grundregeln: koppling till uppdraget + korrekt underlag

För att ett utlägg ska kunna ersättas via WorkNode krävs normalt:

1. Direkt koppling till ett uppdrag som faktureras via WorkNode (syfte och timing ska hänga ihop).

2. Nödvändig kostnad för att kunna genomföra uppdraget.

3. Rimlig nivå i förhållande till uppdraget.

4. Korrekt underlag (kvitto eller faktura).

WorkNode följer alltid Skatteverkets regler vid hantering av utlägg.

3. Saker med bestående värde (viktig begränsning)

Kostnader för saker med bestående värde kan normalt inte ersättas som skattefritt utlägg via WorkNode om du behåller saken privat. Exempel:

• datorer, telefoner, kameror

• verktyg och maskiner

• möbler och inredning

Anledningen är att det då kan bli privat nytta/ägande, vilket som arbetsgivare måste hanteras på annat sätt (ofta som förmån eller lön) och då faller det utanför “skattefri kostnadsersättning”.

Undantag kan ibland finnas om det tydligt är:

• hyra/leasing (inte köp), eller

• inköp för kundens räkning där varan tillfaller kunden (se avsnitt 8).

4. Krav på kvitto/faktura (underlag)

Du behöver alltid kvitto eller kvittens som visar att du själv betalat

Kvitton ska tydligt visa:

• leverantörens namn

• datum

• vad som köpts (specifikation)

• pris/belopp

• moms (om moms finns)

Kortutdrag/skärmdumpar räcker normalt inte eftersom de sällan visar vad som faktiskt köpts.

Beloppsgräns: 4 000 kr

• Kvitton/fakturor över 4 000 kr ska vara ställda till Worknode Freelance AB.

• Om underlaget inte är ställt till WorkNode kan vi behöva avslå eller be om korrigering.

(Praktiskt tips: om du vet att köpet kan överstiga 4 000 kr - be leverantören ställa fakturan till Worknode Freelance AB direkt.)

5. När betalas avdrag/utlägg ut?

Avdraget betalas endast ut i samband med att din kundfaktura är betald.

Det innebär:

• du registrerar utlägget och laddar upp underlaget

• vi granskar

• utbetalning sker först när kundens betalning kommit in

6. Resor och milersättning

Biljetter

För resor ska biljett med synligt datum bifogas (t.ex. tåg, buss, flyg, färja, parkering om relevant).

Milersättning

Milersättning kan betalas skattefritt enligt Skatteverkets schablon när det är en tjänsteresa och du kan visa reseunderlag (körjournal/resa):

Körjournalen bör innehålla:

• datum

• från - till

• antal mil

• syfte/kund/uppdrag

Obs: resor som är att betrakta som pendling (till “vanlig arbetsplats”) räknas normalt inte som tjänsteresor.

7. Abonnemang och licenser (normalt inte avdrag via WorkNode)

Löpande abonnemang och licenser kan man normalt inte göra avdrag på via WorkNode. Exempel:

• programvarulicenser

• molntjänster

• medlemskap/prenumerationer

Skälet är att de ofta är svåra att koppla tydligt till ett specifikt uppdrag, och kan också ha privat nyttjande.

8. Inköp för kundens räkning (när kunden ska äga)

Om ett utlägg ska vidarefaktureras väljer du det när du skapar fakturan i WorkNode. Då läggs utlägget som en separat rad på fakturan.

När utlägget vidarefaktureras gäller följande:

• Det är fakturamottagarens krav på underlag och villkor som styr, eftersom det är kunden som ska ersätta kostnaden.

• Säkerställ därför att du har det underlag kunden kräver (t.ex. kvitto, specifikation, datum, referens till inköp, projektkod).

• WorkNode kan fortfarande behöva underlaget för att kunna hantera utlägget korrekt i vår process, men bedömningen av vad som “räcker” som underlag utgår i första hand från kundens krav när det är ett vidarefakturerat utlägg.

9. Omvänd moms / Reverse charge (viktigt vid inköp från utlandet)

Om du köper varor eller tjänster från en utländsk leverantör inom EU (och ibland även utanför EU) kan det gälla omvänd moms (reverse charge). Då är det extra viktigt att underlaget är korrekt.

För att omvänd moms ska kunna hanteras korrekt behöver leverantören normalt:

• fakturera utan moms (0% VAT) och ange “reverse charge” eller motsvarande

• ange Worknodes VAT-nummer

WorkNodes VAT-nummer: SE559156129401

Praktiskt:

• om du handlar från t.ex. en EU-leverantör av tjänster (programvara, annonsering, molntjänster, konsulttjänster) krävs ofta att VAT-numret anges för korrekt momshantering

• om VAT-numret saknas kan leverantören lägga på utländsk moms, och då blir hanteringen ofta svårare eller omöjlig som skattefri kostnadsersättning via WorkNode

Om du är osäker - fråga supporten innan du genomför köpet.

10. Viktiga begränsningar och takregler

Skattefrihet

Du kommer inte betala skatt eller arbetsgivaravgifter för summan av dina kvitton - förutsatt att ersättningen är korrekt klassad som skattefri kostnadsersättning och uppfyller reglerna.

Tak: avdrag kan inte överstiga fakturans utrymme

Summan av dina skattefria avdrag kan inte vara högre än fakturans summa ex moms minus WorkNodes avgift.

Det innebär att du inte kan “ta ut” mer skattefri kostnadsersättning än vad som ryms inom fakturans nettounderlag

11. WorkNodes rätt att avslå

Worknode äger rätten att göra avslag på ditt yrkande för avdrag.

Vanliga orsaker:

• saknat eller otydligt underlag

• ingen tydlig koppling till uppdraget

• kostnaden bedöms ha privat nytta eller bestående värde

• felaktig momshantering (t.ex. reverse charge utan VAT-nummer)

• belopp över 4 000 kr där underlag inte är ställt till Worknode Freelance AB

12. Snabb checklista innan du skickar in

• Har du kvitto/faktura som visar datum, belopp, moms och vad du köpt?

• Är det tydligt kopplat till ett uppdrag som faktureras via WorkNode?

• Är beloppet över 4 000 kr? Då ska underlaget vara ställt till Worknode Freelance AB.

• Är det EU/utlandsköp? Säkerställ reverse charge och WorkNodes VAT-nummer: SE559156129401

• Är det resa? Bifoga biljett med datum eller körjournal.

Frågor?

Kontakta oss på:
08-414 005 51
support@worknode.se

Öppettider: Vardagar 09 - 17