Villkor och guide för utlägg och avdrag hos WorkNode

Grundregeln: Koppling till uppdraget och korrekt underlag

Eftersom WorkNode fungerar som din formella arbetsgivare när du fakturerar genom oss, har vi möjlighet att betala ut vissa ersättningar som skattefria kostnadsersättningar. Du kommer inte att betala skatt eller arbetsgivaravgifter för summan av dina kvitton, förutsatt att ersättningen är korrekt klassad och uppfyller rådande regelverk.

För att ett utlägg ska kunna godkännas och ersättas krävs normalt följande fyra kriterier:

• Direkt koppling: Kostnaden måste ha en tydlig koppling till ett uppdrag som faktureras via WorkNode, där syfte och timing hänger ihop.
• Nödvändighet: Det måste vara en nödvändig kostnad för att du ska kunna genomföra det specifika uppdraget.
• Rimlig nivå: Kostnaden måste ligga på en rimlig nivå i förhållande till uppdragets natur och omfattning.
• Korrekt underlag: Du måste alltid kunna visa upp ett giltigt kvitto eller en faktura.

Hur ska ett giltigt kvitto se ut?

Du behöver alltid bifoga ett kvitto eller en kvittens som visar att du själv har betalat för utlägget. Observera att vanliga kortutdrag eller skärmdumpar från din bank normalt inte räcker, eftersom de sällan specificerar vad som faktiskt har köpts.

Ett godkänt kvitto måste tydligt visa:

Viktig beloppsgräns: Om du köper något där kvittot eller fakturan överstiger 4 000 kr måste underlaget vara utställt direkt till Worknode Freelance AB. Om underlaget inte är ställt till WorkNode kan vi behöva avslå yrkandet eller be om en korrigering. Ett praktiskt tips är att be leverantören ställa fakturan till Worknode Freelance AB på en gång om du vet att köpet överstiger denna gräns.

• Leverantör: Leverantörens fullständiga namn.
• Datum: Datum för inköpet.
• Specifikation: Vad som har köpts, med tydlig specifikation av vara eller tjänst.
• Pris: Totalt pris och belopp.
• Moms: Specificerad moms, om moms finns på produkten.

Saker med bestående värde och löpande abonnemang

Det finns strikta begränsningar för vad som kan hanteras som en skattefri kostnadsersättning. WorkNode har rätt att avslå yrkanden som inte uppfyller dessa villkor.

Regler för resor i tjänsten

När du gör resor i samband med ditt uppdrag kan du ansöka om kostnadsersättning baserat på följande riktlinjer:

• Kollektivtrafik och biljetter: För resor med tåg, buss, flyg, färja eller vid parkering ska en giltig biljett eller kvitto med synligt datum bifogas underlaget.
• Milersättning vid egen bil: Milersättning kan betalas ut skattefritt enligt Skatteverkets fastställda schablon när det handlar om en ren tjänsteresa. Resor som är att betrakta som vanlig pendling till din normala arbetsplats räknas inte som tjänsteresor.
• Krav på körjournal: För att få milersättning måste du visa upp ett reseunderlag i form av en körjournal.
• Datum: Körjournalen ska innehålla datum för resan.
• Adress: Körjournalen ska visa från och till vilken adress resan skett.
• Antal mil: Körjournalen ska visa totalt antal körda mil.
• Syfte och uppdrag: Körjournalen ska visa syfte med resan samt vilken kund eller vilket uppdrag det avser.

Utländska inköp, omvänd moms och vidarefakturering

Takregler för dina totala avdrag

Det finns en absolut övre gräns för hur mycket skattefria avdrag du kan göra på ett uppdrag. Summan av dina inskickade och godkända kvitton kan aldrig vara högre än fakturans totala summa exklusive moms minus WorkNodes administrativa avgift. Du kan med andra ord aldrig ta ut mer skattefri kostnadsersättning än vad som ryms inom fakturans faktiska nettounderlag.

WorkNode förbehåller sig rätten att göra avslag på yrkanden om underlag saknas, om det saknas koppling till uppdraget, om kostnaden har ett bestående privat värde eller om momshanteringen är felaktig. Utbetalningen av ditt utlägg sker först efter att din kund har betalat in pengarna för kundfakturan till oss.