Utläggsguide för egenanställda

Komplett utläggsguide för frilansare utan eget företag

Fakturerar du via WorkNode? Sök på det du vill lägga till och se direkt om vi kan betala ut det skattefritt.

Vanliga frågor:

Fyra regler för alla utlägg

  1. Kopplat till uppdraget

    Kostnaden ska höra till ett uppdrag du fakturerar via WorkNode, och syfte och datum ska hänga ihop.

  2. Nödvändigt och rimligt

    Kostnaden ska behövas för just det uppdraget och ligga på en rimlig nivå.

  3. Giltigt kvitto

    Kvittot ska visa leverantör, datum, vad du köpt, belopp och moms. Kortutdrag räcker inte. Ange beloppet i SEK, eller i fakturans valuta om utlägget vidarefaktureras.

  4. Inget bestående värde

    Det du behåller efter uppdraget, som dator eller verktyg, kan inte ersättas skattefritt. Det finns ingen fast beloppsgräns, vi bedömer från fall till fall.

Kvitton över 4 000 kr ska vara ställda till Worknode Freelance AB, läs mer nedan. Utlägg betalas ut när kunden har betalat fakturan.

Därför lönar sig utlägg

Ett utlägg betalas tillbaka från samma faktura som din lön, så det ökar inte summan du får. Men det är mer skatteeffektivt: den del som går till utlägg blir aldrig lön, och då betalas varken skatt eller arbetsgivaravgifter på den.

Exempel: ett kvitto på 1 000 kr

Som utlägg
1 000 krDu får tillbaka hela beloppet, inklusive moms, skattefritt.
Som lön i stället
cirka 530 krEfter arbetsgivaravgifter på 31,42 % och 30 % skatt.
  • Utlägg, milersättning och traktamente får tillsammans vara högst fakturans belopp exklusive moms, minus WorkNodes avgift.
  • Med FLEX tas avgiften på 3,95 % även på utlägg som du vidarefakturerar kunden, eftersom fakturans totala belopp blir högre.
  • Med PRO påverkar utlägg inte avgiften.

Därför är vi noga

Varför vi frågar så mycket om dina utlägg

När du fakturerar via WorkNode är vi din arbetsgivare. Ditt utlägg blir då en kostnad i vår bokföring, och om Skatteverket gör en annan bedömning är det vi som har gjort fel.

  1. Utlägget bokförs hos oss

    Kvittot blir ett underlag i WorkNodes bokföring, på samma sätt som när ett företag köper något åt en anställd.

  2. Vi ansvarar mot Skatteverket

    Vid en granskning är det WorkNode som ska kunna visa att kostnaden hörde till arbetet. Saknas underlag eller koppling till uppdraget är det vi som får betala.

  3. En privat kostnad blir en förmån

    Har du privat nytta av det vi betalat ska det beskattas som lön. Då ska du betala skatt och vi arbetsgivaravgifter på beloppet, ibland långt i efterhand.

Vad är förmånsbeskattning?

En förmån är ersättning i annan form än pengar, till exempel när arbetsgivaren betalar för något du har privat nytta av. En skattepliktig förmån beskattas som lön: arbetsgivaren gör skatteavdrag och betalar arbetsgivaravgifter på förmånens marknadsvärde. Därför kan vi inte betala för saker du behåller eller använder privat, även om du också använder dem i uppdraget.

Källa: Skatteverket: Förmåner, Skatteverket: Arbetsredskap

Kvitton över 4 000 kr

Kostar ett köp mer än 4 000 kr inklusive moms ska kvittot eller fakturan vara ställd till Worknode Freelance AB, inte till dig. Det gäller både när du handlar i butik och när du får en faktura.

Så gör du

  1. Säg till säljaren innan du betalar att kvittot eller fakturan ska ställas till Worknode Freelance AB.
  2. Be om ett specificerat kvitto eller en faktura med företagets namn och organisationsnummer.
  3. Ladda upp underlaget när du skapar fakturan i WorkNode, som vanligt.
  4. Köper du från en utländsk leverantör ska fakturan också ha WorkNodes VAT-nummer och texten "reverse charge".

Så ska fakturan vara ställd

Företag
Worknode Freelance AB
Organisationsnummer
559156-1294
VAT-nummer, vid köp från utlandet
SE559156129401

Varför? Ett stort köp i ditt eget namn ser ut som ett privat köp i vår bokföring. När WorkNode står som köpare syns det direkt att det är en kostnad för uppdraget.

Har du redan köpt något för mer än 4 000 kr i ditt eget namn? Kontakta supporten innan du lägger till utlägget. Ofta kan säljaren göra om kvittot, annars kan vi behöva avslå utlägget.

Milersättning och traktamente

25 krper mil med egen bilSå fungerar milersättning →300 krper hel dag på tjänsteresaSå fungerar traktamente →

Skatteverkets skattefria belopp för 2026. Källa: Skatteverket

Alla utlägg per kategori

Resor

Biljetter, parkering, milersättning och traktamente.

Material

Det som går åt i uppdraget eller tillfaller kunden.

Utrustning

Dator, telefon, verktyg och annat med bestående värde.

Programvara och abonnemang

Licenser, molntjänster och prenumerationer.

Mat och representation

Egna måltider och möten med kund.

Kläder

Vanliga kläder, arbetskläder och skyddsutrustning.

Övrigt

Utlandsköp, ROT och RUT.