När företag jämför anställning, konsultuppdrag och andra bemanningsformer hamnar lönen eller timpriset ofta i centrum. Det är en ofullständig jämförelse. Rekrytering, introduktion, administration, verktyg, ledning, frånvaro och outnyttjad kapacitet påverkar också den totala kostnaden. Den ursprungliga artikeln byggde på äldre rapporter och Covid-erfarenheter. Här ersätter vi osäkra procentsatser med en metod som går att använda med era egna aktuella data.
Utgå från behovet – inte bemanningsformen
Definiera först vilket resultat verksamheten behöver, under vilken period och med vilken servicenivå. Ett permanent kärnbehov, en arbetstopp och ett specialistprojekt bör inte automatiskt lösas på samma sätt.
Skriv ner volym, kompetens, starttid, varaktighet och konsekvensen om arbetet blir försenat. Då blir det möjligt att jämföra realistiska alternativ.
1. Direkt ersättning och arbetsgivarrelaterade kostnader
För anställd personal omfattar kalkylen mer än bruttolön. Beroende på upplägg kan bland annat arbetsgivaravgifter, semester, pension, försäkringar och andra avtalade kostnader ingå. Använd era faktiska villkor och aktuella regler; schabloner kan vara användbara för en första uppskattning men ska inte ersätta ekonomisk eller juridisk bedömning.
2. Rekrytering och introduktion
Tid för kravprofil, annonsering, urval, intervjuer och referenser.
Eventuella kostnader för rekryteringsstöd eller bakgrundskontroller.
Chefens och kollegornas tid under introduktionen.
Lägre produktivitet innan personen eller konsulten känner verksamheten.
3. Administration och system
Löneunderlag, tidrapportering, schema, avtal, behörigheter, fakturahantering och uppföljning kräver tid. Systemstöd kan effektivisera arbetet, men har också kostnader för licenser, integration, utbildning och förvaltning.
Mät arbetsinsatsen i stället för att anta att den är noll. Be berörda roller uppskatta återkommande tid per månad och engångstid per start eller avslut.
4. Ledning, kvalitet och risk
Alla upplägg kräver beställarkompetens och uppföljning. Räkna på tid för arbetsledning, kvalitetskontroll, informationssäkerhet, arbetsmiljö och hantering av avvikelser. Ansvar kan fördelas olika mellan parterna, men det försvinner inte. Dokumentera vem som ansvarar för vad.
5. Kapacitet som inte används
En fast kapacitet kan vara värdefull när behovet är stabilt och kunskapen måste stanna i organisationen. Vid stora variationer kan tomtid däremot bli en betydande kostnad.
Ett externt uppdrag kan ge flexibilitet, men timpriset kan vara högre och verksamheten behöver säkra överlämning och kontinuitet. Jämför därför kostnad per levererat resultat eller produktiv timme, inte bara pris per avtalad timme.
Bygg en jämförbar kalkyl
Välj samma tidsperiod och leverans för alla alternativ.
Lägg in direkta kostnader med era aktuella belopp.
Värdera intern tid för rekrytering, administration och ledning.
Gör scenarier för normalfall, försening och ändrad volym.
Dokumentera antaganden och vem som har kvalitetssäkrat dem.
Kostnad är inte det enda beslutskriteriet
Väg även in kvalitet, kontroll, kontinuitet, snabbhet och risk. Den billigaste raden i kalkylen är inte alltid det bästa affärsbeslutet. För tillfälliga personalbehov kan WorkNode hjälpa företag med arbetsgivar- och personaladministration inom ramen för det avtalade upplägget. Läs hur WorkNode fungerar för företag eller boka ett möte för att bedöma om tjänsten passar ert behov.